Buchhaltung 2026 mit UStG-Fokus auf § 13b und § 15a

Mehr Umsatzsteuer-Logik, weniger Papier: 2026 hat sich die Buchhaltung zum digitalen Prüfpfad gewandelt. Während die Gesetze weitgehend stabil bleiben, wurde der Maschinenraum – von der E-Rechnung als Standard bis zur digitalen Bescheidzustellung – komplett umgebaut. Jede falsche Kennzeichnung wird durch die automatisierte Plausibilitätsprüfung der Finanzverwaltung sofort sichtbar.

Die Erwartungshaltung hat sich verschoben: Gefragt ist Datenkonsistenz statt manueller Erklärung. Buchhaltung ist 2026 aktives Risiko-Management. Für die Praxis bedeutet das:

• Maschinelle Logik
• Dokumentationspflicht
• Originaltreue

Reverse Charge im Bau: § 13b UStG

Bei Bauleistungen verlagert sich die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Klingt sauber. In der Praxis wird es schnell schwammig – genau dort, wo § 13b UStG Bauleistungen eigentlich Klarheit schaffen soll.

Der echte Sollbruchpunkt ist selten der Steuerschlüssel. Es ist der Nachweis. Praktiker stolpern immer wieder über die Bescheinigung USt 1 TG – als Beleg dafür, dass der Empfänger nachhaltig Bauleistungen erbringt und damit als „Bauleister“ gilt. Ohne diese Prüfung kippt das ganze Konstrukt: Rechnung falsch, Meldung falsch, Korrektur-Loop.

Die Krux: Man sieht es der Rechnung nicht an, ob der Empfänger wirklich „drin“ ist. Viele sagen, das sei nur Formalismus. Ich weiß nicht, fühlt sich falsch an – aber ohne USt 1 TG ist es oft schlicht nicht belastbar.

Ein praxistauglicher Ablauf (nicht schön, aber robust): USt 1 TG anfordern, Gültigkeit und Zeitraum prüfen, Ablage direkt am Vorgang, dann erst fakturieren und buchen. Drei Schritte. 40 Minuten. Spart später Wochen.

Vorsteuerkorrektur mit Langzeitgedächtnis: § 15a UStG Berichtigungszeitraum

§ 15a ist das Langzeitgedächtnis der Umsatzsteuer. Heute investiert, dann jahrelang im Blick behalten. Genau das macht ihn so unerquicklich.

Wenn sich die Verwendung ändert (steuerpflichtig ↔ steuerfrei, der Nutzungsanteil kippt), wird die damals gezogene Vorsteuer anteilig korrigiert. Das fühlt sich manchmal wie eine Strafe für saubere Planung an. Trotzdem: Regel ist Regel.

Bei beweglichen Anlagegütern sind es oft fünf Jahre. Bei Grundstücken und Gebäuden länger, häufig zehn. Dieser Zeitraum muss im Anlagenverzeichnis „leben“ – nicht in irgendeinem vergessenen PDF-Ordner. Unbequem, ja.

Und dann kommt der Kern: Der § 15a UStG Berichtigungszeitraum ist weniger Mathe als Disziplin. 2026 bringt eher Stabilität, weil sich manche Rahmenbedingungen verstetigen. Aber am Ende bleibt es eine Nutzungsfrage. Nicht bloß eine Steuersatzfrage.

ZUGFeRD vs. XRechnung: 2026 als Jahr der Formatkriege

Das nächste Problem ist überraschend banal: Datei-Formate.

XRechnung ist „nur“ XML. Reine Struktur. ZUGFeRD ist hybrid: Ein PDF/A-3, in das XML eingebettet ist. Für Menschen angenehm. Für Archive manchmal eine Qual, weil man plötzlich zwei Wahrheiten verwalten muss: Sichtbild und Datensatz.

Der Reibungsverlust 2026 ist rein prozessual: Wer ZUGFeRD-Dateien unbedarft in Altsysteme importiert, riskiert, dass das DMS lediglich den PDF-Container indiziert und den XML-Kern verwirft. Damit wird das steuerliche Original faktisch zerstört. Die oft gehörte Empfehlung, ‘einfach das Tool-Update einzuspielen’, greift zu kurz. Ein Update löst keine Archivierungspflichten; es braucht eine klare Verfahrensdokumentation, die festlegt, dass der hybride Datensatz untrennbar als eine Einheit zu behandeln ist. Alles andere ist ein offenes Flankenmanöver bei der nächsten Betriebsprüfung.

Die sichere Linie ist unspektakulär: Was eingeht, wird unverändert archiviert. Nicht extrahiert, nicht neu gerendert, nicht als Screenshot „gerettet“. Genau da entstehen später die Diskussionen.

GoBD in der E-Rechnung: Das XML ist der Beleg

„Revisionssicher“ ist ein schönes Wort. 2026 ist es ein Fallstrick.

Für E-Rechnungen gilt in der Logik der aktuellen GoBD-Diskussion und vieler Praxisleitfäden: Der strukturierte Teil (XML) ist das steuerlich relevante Original. Ein Ausdruck oder ein abgelegtes PDF-Bild allein reicht als Belegnachweis nicht, wenn die eigentliche Rechnung als XML übermittelt wurde.

Das klingt klein. Es ist groß. Denn wenn Buchhaltung nur die PDF-Ansicht speichert, aber das XML verliert (oder verändert), ist die Kette gebrochen: Prüfer fragt nach dem Original, und man hat nur ein Foto davon. Das ist kein Trostpreis.

Konsequent heißt hier: Eingangskanal so bauen, dass XML automatisch ins Archiv geht, unverändert, nachvollziehbar, auffindbar. PDF-Sichtbild kann hilfreich sein, ist aber nicht automatisch das steuerliche „Original“.

Meldewesen (ViDA/DRR): Warum die „Flags“ plötzlich zählen

Wenn sich 2026 alles nach Kennzeichen anfühlt, hat das einen Grund: Reporting wird dichter.

EU-weit treibt „VAT in the Digital Age“ (ViDA) die Digital Reporting Requirements (DRR) voran: E-Invoicing und (nahezu) Echtzeit-Meldungen für bestimmte Umsätze, zunächst vor allem im grenzüberschreitenden Kontext. Der Start ist auf EU-Ebene erst später terminiert (u. a. ab Juli 2030 für DRR-Pflichten), aber Audits 2026 schauen schon darauf, ob Datenmodelle „reporting-fähig“ sind.

Heißt übersetzt: Heute ist § 13b ein Steuerschuldner-Wechsel. Morgen ist es auch ein Datenelement, das in Meldeketten korrekt abgebildet werden muss. Diese Umstellung macht nervös. Zu Recht.

Praxisfeld	Was 2026 wirklich weh tun kann	Sauberer Gegenmove
§ 13b (Bau)	USt 1 TG fehlt oder ist abgelaufen; Reverse-Charge-Logik bricht	USt 1 TG pro Debitor/Projekt prüfen und am Vorgang ablegen
ZUGFeRD	Hybriddatei wird „zerlegt“; Archiv hat nicht mehr das Original	Unveränderte ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3 + XML) aufbewahren
XRechnung	XML wird nicht archiviert, nur PDF-Ansicht	XML als Original sichern; Sichtbild optional
§ 15a	Berichtigungsfristen laufen „unsichtbar“ weiter	Anlagenregister mit Startdatum, Berichtigungslogik, Dokumentation pflegen
ViDA/DRR	Strukturen nicht report-ready, Kennzeichen inkonsistent	Datenfelder/Flags harmonisieren, bevor Reporting-Pflichten zuschnappen